البنوك وشركات التمويل والتأمين

ملفات العملاء تتضاعف مع كل محفظة جديدة

شركات التمويل والتأمين تنتج ملفًا لكل عميل وكل عقد وكل ضمان. ومع نمو المحفظة يصبح السؤال: أين نحفظ كل هذا، وكيف نصل إلى ملف بعينه عند المراجعة؟

مستندات نتعامل معها في هذا القطاع

حجم كبير من الملفات المتشابهة يصعب فرزه يدويًا
طلبات مراجعة وتدقيق تحتاج ملفات محددة بسرعة
بيانات شخصية حساسة تحتاج تحكمًا واضحًا في من يصل إليها، خاصة مع صدور اللائحة التنفيذية لقانون حماية البيانات الشخصية

الحل المقترح

نقترح غالبًا تخزينًا خارجيًا مع فهرسة على مستوى ملف العميل، ومسحًا ضوئيًا عند الطلب للملفات التي تُطلب كثيرًا، مع قائمة مفوضين محددة لكل إدارة.

الحل النهائي يتحدد بعد المعاينة، حسب حجم الأرشيف وعدد مرات طلب الملفات وطريقة بحثكم عنها. ويمكن البدء بإدارة واحدة قبل التوسع.

حفظ كراتين الأرشيف خارج مقر الشركة، بكود وموقع رف لكل كرتونة.

فرز وتصنيف وإدخال بيانات الملفات على مستوى الكرتونة أو الملف أو المستند.

تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل محفوظًا.

فرم صناعي للمستندات السرية مع سلسلة حيازة موثقة وشهادة إتلاف.