مساحة مكتبك أثمن من أن تتحول إلى أرشيف
نستلم كراتين الأرشيف من مكتبك أو مخزنك، ونسجل كل كرتونة بكود فريد، ونحفظها على أرفف في مستودعات مخصصة للأرشيف، مراقبة ومجهزة بأنظمة الحماية من الحريق والتحكم في الحرارة والرطوبة. وعندما تحتاج ملفًا، تطلبه فيصلك.
- الإدارة
- الحسابات العامة
- المحتوى
- فواتير موردين
- الفترة
- 2019 – 2021
- موقع الرف
- C-14-03
لماذا تحتاج الشركات هذه الخدمة
الأرشيف داخل الشركة يشغل مساحة تدفع إيجارها كل شهر، ويتراكم في غرف لا يعرف أحد محتواها بدقة.
وعندما يُطلب مستند لفحص ضريبي أو قضية أو مراجعة، يبدأ البحث من الصفر ويتعطل موظفون عن عملهم الأساسي.
كيف ننفذ تخزين الملفات والأرشيف
معاينة وحصر
نحدد عدد الكراتين وحالتها ونوع المستندات، والمدد التي تحتاج الاحتفاظ بها وفق سياستك.
تجهيز ونقل
نعبئ الملفات في كراتين أرشيف قياسية عند الحاجة، ونحرر محضر استلام بعدد الكراتين وأكوادها.
ترميز وتسجيل
لكل كرتونة كود فريد مرتبط بالإدارة والفترة ووصف المحتوى.
تخزين على الرف
تأخذ كل كرتونة موقعًا محددًا على الرف، مسجلًا مقابل كودها.
استرجاع عند الطلب
يطلب الأشخاص المفوضون من جانبك الكرتونة أو الملف، فنسلمه بمحضر تسليم.
ما تستلمه
- كشف حصر بكل الكراتين وأكوادها ومواقعها
- محضر استلام وتسليم لكل حركة دخول أو خروج
- فاتورة شهرية مفصلة حسب عدد الكراتين المخزنة والخدمات المنفذة
- إمكانية إضافة كراتين جديدة بشكل دوري مع نمو الأرشيف
مناسبة لـ
القطاعات التي تطلب هذه الخدمة أكثر من غيرها:
أسئلة يطرحها العملاء عن تخزين الملفات والأرشيف
كيف يُحسب سعر التخزين؟
يُحسب التخزين لكل كرتونة شهريًا. أما الاسترجاع والنقل والفهرسة فتُسعّر منفصلة حسب حجم العمل، لتدفع مقابل ما تستخدمه فعلًا.
من يحق له طلب ملف من الأرشيف؟
الأشخاص الذين تحددهم الشركة كتابةً فقط. أي طلب من خارج هذه القائمة لا يُنفّذ.
هل أستطيع استعادة الأرشيف كاملًا عند إنهاء التعاقد؟
نعم. تحدد شروط الإنهاء في العقد طريقة التسليم ومواعيده، ويُسلَّم الأرشيف مطابقًا لكشف الحصر.
خدمات تكمل هذه الخدمة
المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل محفوظًا.
تفاصيل الخدمة ←الفهرسة وإدخال البيانات
فرز وتصنيف وإدخال بيانات الملفات على مستوى الكرتونة أو الملف أو المستند.
تفاصيل الخدمة ←الاسترجاع والتوصيل
تسليم الكرتونة أو الملف إلى مكتبك، أو إرسال نسخة ممسوحة منه.
تفاصيل الخدمة ←